Outlook Conversation Clean Up Özelliği Günlük iş hayatımızın vazgeçilmez iletişim araçlarından birisi elbette ki e-postalardır. Bireysel ya da kurumsal iletişimde oldukça önemli bir rol oynayan e-postaların sıkıntıları da bulunmaktadır. E-postaların en büyük problemi posta kutularınızın sürekli olarak büyüyor olmasıdır.
Özellikle de bizler gibi sistem mühendisleri ve bilişimciler için 10GB, 20GB, 30GB ya da daha fazla boyutta posta kutuları bulunmaktadır. Kişilere maillerinin temizlenmesi gerektiği söylendiğinde ise kesinlikle tümünün lazım olduğu söylenmektedir. Zaten kurumsal işletmelerde gereklilik olarak maillerin de bir kopyaları saklanmaktadır.
Yüksek boyutlu e-posta hesapları için en başta mail arşivleme çözümleri olmakla birlikte çokça alternatif çözüm bulunmaktadır. Ancak yine de maillerin saklama, arama ve taşıma sorunları devam etmektedir. Artık bulut bilişim de şirketleri oldukça destekliyor. 100GB boyutlu mail arşivlerinin bile günümüzde kolaylıkla saklandığını görebiliyoruz.
Asıl sorun posta kutusunun boyutu ya saklanıp saklanmadığı değil, posta kutusunda bulunan mail sayısının artıyor olmasıdır. Microsoft ürün ailesi, bununla ilgili güzel bir çözümle, “Conversation Clean Up” özelliğini karşımıza çıkartıyor. Bu özellik sayesinde temel olarak birbirinin aynı olan maillerin silinmesi sağlanarak posta kutusu içerisindeki fazla öğelerden kurtulunmuş olunuyor.
Outlook içerisinde view tabında save as conversations olarak işaretleyebileceğiniz bu alan neler sunmaktadır? Eğer bu kuralı işaretlerseniz temelde aynı olan mailler gruplanacaktır. Özelliğin esas amacının gruplanan bu mailler içerisindeki en güncelini kutunuzda bırakarak, diğerlerini silecek olmasıdır.
Conversation Clean Up Nasıl Çalışır?
“Conversation Clean Up” özelliğini aktif ettikten sonra home tabına geliyoruz. Delete kısmından clean up bölümüne tıklıyoruz. Burada karşımıza üç adet seçenek çıkıyor.
- Clean Up Conversation: Bu seçenek ile mailler için temizleme yapılması sağlanır.
- Clean Up Folder: Bu seçenek sayesinde seçili olan klasörlerdeki redundant olan maillerin silinmesi sağlanmış olur.
- Clean Up Folder & Subfolders: Bu seçenek ise seçili olan klasör ve onun alt klasörlerinde bulunan tüm redundant maillerin silinmesini sağlar.
Son özellik için yapılandırma ayarlarını kontrol etmek isteyebilirsiniz. Yapmanız gereken file > options > mail içerisinde Conversation Clean Up bölümüne giriyorsunuz. Ardından temizleme işlemi için dilediğiniz durumları hariç tutabiliyor olacaksınız. Buna bir örnek vermek gerekirse, normalde silinen mailler deleted items altına giderken, bu alandan yerini değiştirebilir ve farklı bir klasöre düşmesini sağlayabilirsiniz. Burada işaretlenmiş olan önemli maillerinizin de taşınmasını engelleyebilirsiniz.
Bu yazımda Outlook Conversation Clean Up Özelliği kullanımından bahsettim. Faydalı olması dileğiyle.
